Guía de despliegue de asistentes y copilotos de IA

Cómo usar este documento

• Para qué sirve. Es una guía base para poner en marcha asistentes y copilotos de IA de uso general (por ejemplo, Microsoft 365 Copilot, Gemini para Google Workspace o ChatGPT Enterprise) y funciones de IA integradas en software ya contratado: qué cuentas usar, a quién dar licencias, cómo preparar datos y permisos antes de conectar el asistente, cómo desplegar por oleadas y cómo medir uso, licencias ociosas y costes.
• Quién debe ser su dueño. El responsable de IA, con TI como dueño del sistema de cada asistente y con seguridad de la información y el delegado de protección de datos (o el rol equivalente del país). Indique el área en [ÁREA RESPONSABLE] y la persona en [RESPONSABLE].
• Decisiones previas. Decida qué asistentes y planes se despliegan (sección 3), los segmentos de usuarios y su prioridad (sección 4), el alcance de datos del piloto (sección 5), el umbral de días sin uso para reasignar licencias (sección 10) y el presupuesto de consumo (sección 11).
• Selección de módulos. Elija el nivel (Básico, Estándar o Reforzado) en «Selección de módulos» y conserve el módulo P2 solo si construye asistentes propios conectados a sus datos.
• Campos a completar. Sustituya los textos entre corchetes y complete las tablas de las secciones 4, 9 y 11 con sus datos. Los nombres de productos son ejemplos; no implican recomendación.
• Revisión. Pida a seguridad de la información que valide las secciones 5 y 6, y a legal o a su asesor que revise las condiciones contractuales del proveedor (uso de datos, conservación y ubicación) antes de la oleada 1.
• Aprobación y uso. Haga que el responsable de IA la apruebe, registre la aprobación en «Control de versiones» y úsela como lista de control en cada oleada.

Selección de módulos

Situación de la organización	Secciones que conservar
Nivel Básico (menos de ~50 personas, solo asistentes comerciales, sin datos de categorías especiales)	Secciones 1 a 13 sin los párrafos marcados [NIVEL ESTÁNDAR] o [NIVEL REFORZADO]; despliegue en una sola oleada con piloto previo; ayudas A a F
Nivel Estándar	Todo el núcleo y los párrafos [NIVEL ESTÁNDAR]
Nivel Reforzado (sector regulado, datos de categorías especiales o asistentes conectados a sistemas de alto riesgo)	Todo el núcleo y los párrafos [NIVEL ESTÁNDAR] y [NIVEL REFORZADO]
P2: asistentes propios conectados a datos internos mediante APIs o RAG	Además, la sección 5.5 [MÓDULO P2]

Elimine las secciones y los párrafos que no correspondan a su situación.

Guía de despliegue de asistentes y copilotos de IA

Campo	Valor
Organización	[RAZÓN SOCIAL]
Área propietaria	[ÁREA RESPONSABLE]
Responsable de la guía	[RESPONSABLE]
Aprobada por	[APROBADO POR]
Fecha de entrada en vigor	[FECHA]
Frecuencia de revisión	[FRECUENCIA DE REVISIÓN]
Contacto	[EMAIL DE GOBERNANZA DE IA]

1. Objetivo y alcance

1.1 Esta guía establece cómo [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] despliega asistentes y copilotos de IA de uso general para su personal, de forma que el valor se mida, los datos no queden expuestos a quien no debe verlos y los costes estén bajo control.

1.2 Se aplica a:

a) asistentes de IA generativa de uso general contratados para el personal;
b) copilotos y funciones de IA integradas en paquetes de productividad, CRM, ERP, plataformas de atención o de desarrollo, cuando se activan;
c) conectores, complementos y agentes que esos asistentes ofrecen;
d) [MÓDULO P2] asistentes propios que la organización conecta a sus datos mediante APIs o generación aumentada por recuperación (RAG), según la sección 5.5.

1.3 Las reglas de uso por parte del personal están en la «Política de uso responsable de IA (incluida la IA generativa)». La decisión de qué herramienta contratar sigue la «Política de adopción de herramientas de IA» y la «Guía de selección y evaluación de herramientas de IA». Esta guía empieza cuando la herramienta ya está elegida.

1.4 Los asistentes con funciones de agente que envían, compran, modifican registros o ejecutan código se rigen además por la «Política de agentes de IA: autonomía, memoria y permisos». Los asistentes de programación se rigen por la «Política de asistentes de código con IA».

2. Principios del despliegue

2.1 Registro previo. Ningún asistente, función de IA activada, conector o agente se pone a disposición del personal sin estar registrado en el «Inventario de sistemas de IA», con su perfil de despliegue, su nivel de riesgo y su dueño del sistema.

2.2 Solo cuentas empresariales. Los datos de la organización se usan solo con cuentas empresariales gestionadas (sección 3).

2.3 Datos listos antes de conectar. Un asistente que busca en el correo, los documentos y los canales de una persona encuentra todo lo que esa persona puede abrir, aunque no lo sepa. Los permisos se revisan antes de conectar, no después (sección 5).

2.4 Por oleadas. El despliegue empieza por un piloto con un alcance de datos limpio y se amplía por oleadas con criterios de entrada y salida (sección 7).

2.5 Medir y ajustar. Las licencias se asignan, se miden y se reasignan según el uso real (secciones 9 y 10), y los costes por consumo tienen presupuesto y alertas (sección 11).