Procedimiento de control documental y versiones de IA

Cómo usar este documento

• Para qué sirve. Es un procedimiento base para crear, revisar, aprobar, versionar, publicar, conservar y retirar los documentos y registros de gobernanza de IA: políticas, procedimientos, evaluaciones de impacto, fichas de modelos y conjuntos de datos, actas del comité y demás evidencia. Su objetivo es que siempre se sepa cuál es la versión vigente, quién la aprobó y qué cambió.
• Quién debe ser su dueño. Normalmente el responsable de IA o la persona de su equipo que designe. Indique el área en [ÁREA RESPONSABLE] y a la persona que administra la lista maestra en [RESPONSABLE].
• Decisiones previas. Antes de adoptarlo, decida dónde se guardan los documentos (repositorio o herramienta), el esquema de códigos (sección 6), quién aprueba cada tipo de documento (sección 10) y los plazos de conservación de los registros (sección 14 y ayuda C).
• Campos a completar. Sustituya los textos entre corchetes, como [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], [ÁREA RESPONSABLE], [COMITÉ DE IA] y [COMPLETAR]. Conserve las cláusulas marcadas [OPCIONAL] solo si aplican.
• Variantes por país. Este documento no tiene variantes por país. Los plazos mínimos de conservación de algunos registros los fija la normativa de cada país o sector: complete la ayuda C con su asesoría y con las normas de la sección «Referencias normativas relacionadas» que le apliquen.
• Revisión. Pida a legal que valide los plazos de conservación y las reglas de exhibición y bloqueo de documentos, y a TI que confirme que el repositorio permite controlar accesos y conservar el historial.
• Aprobación y publicación. Haga que lo apruebe el comité de IA o la alta dirección, registre la aprobación en «Control de versiones» y comuníquelo a todas las personas que redactan o aprueban documentos de IA.

Procedimiento de control documental y versiones de IA

Campo	Valor
Organización	[RAZÓN SOCIAL]
Área propietaria	[ÁREA RESPONSABLE]
Responsable del procedimiento	[RESPONSABLE]
Aprobado por	[APROBADO POR]
Fecha de entrada en vigor	[FECHA]
Frecuencia de revisión	[FRECUENCIA DE REVISIÓN]
Repositorio oficial	[COMPLETAR: herramienta o ubicación]
Contacto	[EMAIL DE GOBERNANZA DE IA]

1. Objetivo

Este procedimiento establece cómo [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] controla los documentos y registros de su gobernanza de IA, para que:

a) el personal use siempre la versión vigente y aprobada;
b) cada cambio quede identificado, justificado y aprobado por quien corresponde;
c) los registros que demuestran cómo se gestionan los sistemas de IA se conserven íntegros y localizables durante el plazo necesario;
d) la organización pueda mostrar a un cliente, a un auditor, a una autoridad o a un tribunal qué documento estaba vigente en una fecha determinada.

2. Alcance

2.1 Este procedimiento aplica a:

• Documentos, que describen cómo debe hacerse algo y se actualizan: políticas, estándares, procedimientos, planes, guías, plantillas, cartas y avisos de IA.
• Registros, que demuestran lo que se hizo y no se modifican una vez cerrados: inventario de sistemas de IA, evaluaciones de impacto, fichas de modelo y de conjuntos de datos, resultados de pruebas y validaciones, actas y decisiones del comité de IA, excepciones aprobadas, informes de incidentes, informes de auditoría y registros de capacitación.
• Documentos de origen externo que la organización usa para gestionar la IA: normas, guías de autoridades, estándares técnicos y documentación de proveedores.

2.2 [OPCIONAL] La documentación técnica de los sistemas de IA de alto riesgo y los expedientes técnicos de productos regulados se rigen por este procedimiento y, además, por los requisitos específicos que les apliquen.